Định nghĩa SOP là gì có lẽ vẫn còn xa lạ với nhiều người. Thế nhưng, SOP lại có vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp hay khách sạn, nhà hàng đấy. Vậy thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu khái niệm này ngay dưới đây nhé!
Khái niệm SOP là gì
SOP là từ viết tắt cho cụm Standard Operating Procedure – Quy trình thao tác chuẩn. Nó là một hệ thống những quy trình và các bước được thiết kế để hướng dẫn nhân viên và cải thiện hiệu suất làm việc của họ.
Nếu bạn tuân theo tiêu chuẩn SOP thì mọi thứ sẽ chuyên nghiệp hơn và nhanh chóng hơn. Đào tạo nhân viên mới bằng SOP là một cách tiết kiệm thời gian rất hiệu quả. Ngoài ra, việc sử dụng SOP còn giúp nhân viên thích ứng nhanh hơn với công việc và môi trường mới. Đây là một trong những yếu tố tiền đề trong mỗi hoạt động quản trị doanh nghiệp.
SOP là một trong những yếu tố mang tới rất nhiều giá trị, ý nghĩa và được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Điển hình nhất là sử dụng trong ở lĩnh vực khách sạn. Ngoài ra, có nhiều ngành cũng áp dụng đến SOP như: hàng không vũ trụ, kỹ thuật, giáo dục, công nghiệp hay quân sự.
Vai trò của SOP là gì trong các lĩnh vực
Như các bạn đã biết thì SOP có nhiều ứng dụng trong đa dạng các lĩnh vực. Vì vậy, trong phần tiếp theo chúng ta sẽ trình bày sâu hơn về vai trò của SOP trong các ngành nghề.
SOP trong sản xuất
Có thể nói, SOP chịu trách nhiệm đảm bảo cho quá trình sản xuất và dịch vụ để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ và sản phẩm tiêu chuẩn. Từ đó đảm bảo chất lượng của sản phẩm và hạn chế những sai sót xảy ra. Mặt khác, người lao động sẽ cùng làm việc theo tiêu chuẩn chung, góp phần làm tăng năng suất lao động đáng kể.
Lợi ích của SOP đối với sản xuất đó là:
- Tiết kiệm thời gian và tối đa hóa năng suất làm việc.
- Dễ dàng ngăn chặn những tình huống lãng phí tài nguyên.
- Đóng vai trò giới thiệu tới các khách hàng khác.
- Giúp duy trì và nâng cao vị thế của doanh nghiệp mình trên thị trường.
- Tối ưu hóa bảo mật.
- Giảm thiểu rủi ro vay nợ.
- Góp phần xây dựng một thương hiệu tích cực cho sản phẩm của bạn.
Lợi ích của SOP là gì trong ngành dược
Những ích lợi khi áp dụng SOP với ngành dược là:
- Định vị và chỉ đạo công việc, giúp cho nhân viên y tế đảm bảo được chất lượng và tiêu chuẩn hoạt động tốt nhất.
- SOP là cơ sở tiêu chuẩn để đánh giá trình độ và khả năng làm việc của một nhân viên.
- SOP cung cấp hệ thống các quy trình hoạt động tiêu chuẩn. Điều này vô cùng quan trọng để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều ghi nhớ công việc của họ. Từ đó, quá trình đào tạo nhân viên mới có thể tiết kiệm thời gian nhất có thể. Dựa vào nền tảng trên thì thông tin chất lượng thuốc có thể được truy vấn và hệ thống nhà thuốc được xác minh.
- Tạo nền tảng để sửa đổi, thêm hoặc để cải thiện quy trình kinh doanh.
- SOP còn hỗ trợ quản lý các tài liệu kinh doanh quan trọng. Ngoài ra, SOP cũng hỗ trợ phân loại các khiếu nại hay thu hồi các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn trong quá trình lưu thông, nhập khẩu thuốc.
SOP trong logistic
Tác dụng của SOP là gì trong Logistics đang được khá nhiều người quan tâm. Nó là một chuỗi cung ứng bao gồm những công việc khác nhau. Nó liên quan tới: vận chuyển, hàng hóa, lưu trữ và bảo quản cho tới khi chúng được tiêu thụ bởi người dùng cuối.
Do đó, việc vận hành chuẩn hóa SOP giúp các công ty tiết kiệm thời gian, năng lượng và tiền bạc một cách hiệu quả. Quy trình vận hành tiêu chuẩn SOP trong lĩnh vực hậu cần/logistic bao gồm:
- Cung cấp dịch vụ khách hàng.
- Dự báo nhu cầu.
- Cập nhật thông tin tại thời điểm đang phân phối.
- Kiểm soát yêu cầu lưu trữ.
- Vận chuyển các nguyên liệu thô.
- Quản lý quy trình đặt hàng.
- Lựa chọn địa điểm nhà máy, nhà kho.
- Biên nhận, thu gom hàng hóa.
- Đóng gói và hỗ trợ xếp dỡ.
- Phân loại hàng hóa.
Vai trò của SOP là gì trong nhà hàng – khách sạn
Có thể kể tới những lợi ích của SOP trong nhà hàng – khách sạn như sau:
- Hỗ trợ cố vấn và đào tạo nhân viên mới để họ hiểu rõ hơn về nhiệm vụ.
- Tiết kiệm thời gian đào tạo và nâng cao hiệu quả của công việc.
- Nâng cao ý thức tự giác và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân viên.
- Việc đánh giá chính xác khả năng thực hiện các công việc của nhân viên là cơ sở để đề bạt, khen thưởng hay phê bình.
- Giúp người quản lý theo dõi chi tiết những công việc hàng ngày và thu thập thông tin đầu vào. Sau đó họ có thể cải thiện được chính sách lợi ích của nhân viên.
- Giúp nhà quản lý xác định điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên. Từ đó họ đưa ra các giải pháp đào tạo phù hợp.
Cách xây dựng, vận hành quy trình thao tác chuẩn SOP là gì?
Bất cứ ngành nghề, phòng ban nào nếu muốn xây dựng được một quy trình thao tác chuẩn SOP thì đều cần trải qua các bước sau đây:
- Bước 1: Lập danh sách hoàn chỉnh cho các quy trình công việc.
- Bước 2: Lập bản kế hoạch cụ thể cho SOP.
- bước 3: Trao đổi và truyền đạt đến với nhân viên về quy trình SOP.
- Bước 4: Ghi chú trong lúc xem xét quá trình.
- Bước 5: Cập nhật và cải thiện SOP một cách thường xuyên.
Bên cạnh đó để việc vận hành quy trình SOP đạt hiệu quả tốt nhất, cần lưu ý một số điểm sau:
- Tất cả nội dung công việc đều phải rõ ràng và dễ hiểu. Như vậy nhân viên mới dễ dàng tiếp thu và có khả năng thực hiện.
- Các SOP cần được xem xét, phê duyệt và ban hành do những người có thẩm quyền. Bên cạnh đó, người phụ trách cần xem xét và cập nhật thường xuyên nội dung và hình thức của quy trình. SOP có thể thay đổi một cách linh hoạt phù hợp với từng bộ phận phòng ban.
Lời kết
Hy vọng rằng qua những chia sẻ về SOP là gì, mọi người đã hiểu rõ hơn và biết cách vận hành nó trong sản xuất, khách sạn, nhà thuốc hay kho vận chuyển,… Việc thiết lập các quy trình vận hành chuẩn trong hoạt động kinh doanh là vô cùng cần thiết và hữu ích. Nó giúp cho cả doanh nghiệp vận hành hiệu quả và khoa học hơn.